Imaginemos el siguiente escenario: un proyecto regional o global de cualquier índole (informático, industrial, operativo, de servicios, etc.) que involucre personal en cinco o más países diferentes, con marcada diferencia cultural y de horarios, dos o más idiomas nativos, aparte de la lingua franca que para nuestro caso es el inglés.
Si a usted le preguntaran cual es la herramienta más importante para el gerente de dicho proyecto ¿Cuál sería su respuesta?:
- Su herramienta de integración de proyectos: MS Project o similar.
- Sus herramientas de cálculo y revisión de costos: MS Excel o similar.
- El acceso al historial de proyectos de la compañía.
- Sus herramientas de comunicación: teléfonos, correo electrónico, mensajería instantánea , etc.
Podemos analizar punto por punto y ver el resultado.
Si al gerente de proyecto se le quita el MS Project o cualquier herramienta de administración de proyectos, seguramente no tardará en reemplazarla por una similar aunque no sea tan completa: tal vez el viejo y conocido amigo multiusos Excel o una hoja de cálculo similar. O incluso hasta un cuaderno con cuadricula pudiera servir para reemplazarlo. El tiempo de seguimiento y análisis aumenta y el costo de la herramienta se mantiene o disminuye.
Ahora quitemos al gerente sus herramientas de cálculo y revisión de costos. Rápidamente el lápiz y el papel retomarán su antiguo protagonismo. El tiempo de seguimiento y análisis aumenta y el costo de la herramienta disminuye.
En el punto “c”, en la mayoría de los casos la historia se va construyendo día a día, y el no contar con el acceso al historial de la compañía puede ser reemplazado por la memoria y experiencia del gerente de proyecto. El tiempo de análisis aumenta y el costo de la herramienta disminuye.
En él último punto (y hablo basado en mi propia experiencia), si le quitamos al gerente de proyecto las herramientas de comunicación, el proyecto simplemente puede colapsar en el término de la distancia. La solución a un problema de éste tipo es bien costosa y compleja. Siempre podemos reemplazar la comunicación a distancia por el trato persona a persona, pero en el mundo moderno y globalizado el tiempo y el costo se convierten en algo inmanejable. Ahora no puedo imaginar un proyecto normal en el cual el gerente se encuentre aislado del resto del mundo, esto es, de proveedores, colaboradores, patrocinadores y otros involucrados, estén donde estén.
La respuesta al interrogante inicial, es confirmada por numerosos estudios que indican que un gerente de proyecto pasa la mayoría de su tiempo, al menos el 90% de éste, en tareas de comunicación. Claramente, las herramientas que use en este proceso son vitales. Y aquí es donde entra en juego el mejor aliado de un proyecto y de un gerente de proyecto: un proveedor de telecomunicaciones global, experimentado y con los productos adecuados a sus necesidades.
En la era de los equipos virtuales, las herramientas de comunicación son un miembro más de dichos equipos. ¿Qué le exijo a mis herramientas de comunicación? Y la respuesta es seguridad, confiabilidad, rapidez y ubicuidad: lo mismo que busco en los miembros de un equipo. Igualmente, siempre estoy buscando formas de hacer las herramientas más eficientes, para mí y para mis compañeros de faena. Intento, siempre que sea posible, priorizarlas y adecuarlas al entorno y a la cultura empresarial, tomando como base el principio del respeto y la pertinencia de la comunicación. Si lo logro o no, son ellos quienes tienen que realimentarme de información, y yo tengo que estar dispuesto a tomar sus sugerencias de buen agrado.
About Alberto Leiva Tellez
Si bien es cierto que a nivel de gerencia es clave una comunicación exitosa, también lo es a nivel Cliente/Proveedor en un proyecto, donde la mejor practica es establecer un plan de comunicaciones cuyo objetivo es determinar los lineamientos para el intercambio de información entre todos los involucrados (Stakeholders) del proyecto, por medio de los diferentes medios o esquemas de comunicación con el fin de asegurar el flujo de comunicación formal entre los involucrados durante el desarrollo del proyecto.
Se define una lista con los principales canales de comunicación involucrados en el proyecto y sus requerimientos de información durante el mismo, Un canal de comunicación involucrado es una persona, grupo o entidad dentro o fuera del proyecto que requiere información regular acerca de éste.
Ahora será muy importante no cerrar los canales de comunicación entre partners o mismos niveles de operación toda vez que como bien apuntas siempre será muy importante comunicar, comunicar y comunicar.
Gracias y feliz tarde.